Maandagochtend schuift u de stoelen in de vergaderruimte aan. Op tafel zit nog een koffiering. De vloer oogt netjes, maar bij de deur liggen zandkorrels die bezoekers vrijdagmiddag hebben binnengelopen. Als u de schoonmaak op kantoor regelt, kent u het ongemak. De schoonmaker is geweest, alleen niet op het moment of op de plekken waar u het nodig had.

Wie een schoonmaakbedrijf in Alphen aan den Rijn zoekt, doet er goed aan eerst naar het gebruik van het kantoor te kijken. Een vast schoonmaakmoment geeft houvast. Het zegt nog weinig over welke ruimtes aandacht krijgen en wat de schoonmaker daar precies doet.

Laat het werkritme de schoonmaak bepalen

Neem een kantoor waar medewerkers vooral op dinsdag en donderdag samenkomen. De vergaderruimte blijft op andere dagen vaak leeg, terwijl medewerkers de pantry dagelijks gebruiken. Beide ruimtes steeds even vaak schoonmaken klinkt overzichtelijk. Toch kan de schoonmaker zo de ene ruimte onnodig veel aandacht geven en de andere te weinig.

U hoeft daarvoor geen ingewikkeld schema te maken. Noteer wanneer mensen aanwezig zijn en welke ruimtes zij gebruiken. Bespreek vervolgens welke werkzaamheden bij iedere schoonmaakbeurt horen en welke periodiek terugkomen. Denk bij die laatste categorie aan het reinigen van binnenglas of het grondiger aanpakken van een vloer.

Bij afspraken met een schoonmaakbedrijf in Waddinxveen verdient die taakverdeling evenveel aandacht als het aantal bezoeken. ‘Twee keer per week schoonmaken’ laat veel ruimte voor verschillende verwachtingen. ‘Bij iedere beurt de pantry reinigen, met een aparte afspraak voor de binnenkant van de koelkast’ geeft beide partijen iets om op terug te vallen.

Een schoon bureau vraagt om een werkafspraak

Op uw bureau staan een beeldscherm en een stapel dossiers. De schoonmaker kan het vrije deel van het blad afnemen, maar hoort vertrouwelijke papieren niet zomaar te verplaatsen. Toch verwacht een medewerker misschien dat het hele bureau schoon is. Daar ontstaat makkelijk discussie, zonder dat iemand bewust werk heeft laten liggen.

Maak het concreet. Spreek af dat medewerkers hun werkblad voor de schoonmaak leegmaken, of leg vast dat de schoonmaker alleen vrije oppervlakken afneemt. Dat scheelt misverstanden. Een afspraak over een leeg bureau werkt pas als medewerkers weten op welke avond de schoonmaker komt.

Hetzelfde geldt voor contactpunten, zoals deurklinken en lichtschakelaars. Ze vallen minder op dan een vlek op de vloer, maar verdienen een eigen plek in de werkafspraken. Reinigen en desinfecteren zijn verschillende werkzaamheden. Spreek daarom niet zomaar over ‘alles ontsmetten’, maar bespreek wat nodig is voor het gebruik van uw kantoor.

R&G Schoonmaak werkt met persoonlijk contact en duidelijke afspraken. Wie op kantoor de schoonmaak regelt, kan via dat contact doorgeven dat medewerkers een ruimte anders gebruiken dan vooraf gedacht.

Zet periodiek werk apart op de planning

Een veelgemaakte fout is verwachten dat de schoonmaker een grondige reiniging vanzelf meeneemt bij de gewone schoonmaakbeurt. Dagelijks vuil weghalen is ander werk dan opgehoopt vuil langs vloerranden verwijderen. Ook vraagt vloeronderhoud om een aanpak die bij het materiaal past. Een behandeling die geschikt is voor de ene vloer, hoeft dat voor een andere vloer niet te zijn.

Leg daarom apart vast wanneer de schoonmaker periodieke werkzaamheden uitvoert en wie daarvoor ruimte vrijmaakt. Bij glasbewassing aan de binnenzijde kunnen bijvoorbeeld spullen op de vensterbank in de weg staan. Dat lijkt een klein detail, maar iemand moet ze verplaatsen voordat het werk kan beginnen.

Verandert een weinig gebruikte kamer in een vaste werkplek, dan verandert ook de schoonmaakbehoefte. Zet die kamer vervolgens als werkruimte op het werkschema, met de afgesproken werkzaamheden erbij. Anders blijft de schoonmaker werken volgens het oude gebruik, terwijl er inmiddels iedere dag iemand achter het bureau zit.